Valná hromada je nejvyšším orgánem obchodní korporace, kde společníci nebo akcionáři uplatňují svá práva a podílejí se na řízení společnosti. K tomu, aby byl tento proces transparentní a spravedlivý, slouží mimo jiné i řádně vyhotovená pozvánka na valnou hromadu. Ta by měla být doručena včas a musí obsahovat všechny zákonem stanovené náležitosti, aby se každý účastník mohl na jednání připravit.
U společnosti s ručením omezeným (s.r.o.) se pozvánka podle § 184 zákona o obchodních korporacích zasílá nejméně 15 dní předem, pokud společenská smlouva neurčí jinak. Doručuje se na adresu uvedenou v seznamu společníků. Musí být jasná, přehledná a obsahovat zejména:
- firmu a sídlo společnosti,
- přesné místo, datum a čas konání,
- pořad jednání valné hromady,
- návrhy usnesení k jednotlivým bodům.
Místo konání musí být určeno tak, aby nedocházelo k nejasnostem. Návrhy usnesení mají být formulovány tak, aby o nich bylo možné rovnou hlasovat. Pokud společenská smlouva umožňuje účast na dálku, měla by pozvánka obsahovat i technické podmínky této formy účasti.
U akciové společnosti (a.s.) platí povinnost pozvánku uveřejnit alespoň 30 dní předem na webových stránkách společnosti a současně ji zaslat akcionářům. Podle § 406 zákona o obchodních korporacích musí pozvánka obsahovat:
- firmu a sídlo společnosti,
- místo, datum a hodinu konání,
- informaci, zda se jedná o řádnou nebo náhradní valnou hromadu,
- pořad jednání a návrhy usnesení včetně jejich odůvodnění,
- jména navrhovaných osob do orgánů společnosti (je-li relevantní),
- rozhodný den a jeho význam,
- lhůtu pro doručení vyjádření akcionáře, pokud je umožněno korespondenční hlasování.
Pokud se má projednávat změna stanov, musí být pozvánka doplněna o stručný popis a zdůvodnění navrhovaných změn.
Pozvánka tak není jen právní formalitou, ale důležitým nástrojem, který zajišťuje informovanost, pořádek a rovné podmínky pro všechny účastníky. Její kvalitní zpracování přispívá k hladkému a legitimnímu průběhu valné hromady.
V případě jakýchkoli Vašich dotazů týkající se dané problematiky se na nás neváhejte obrátit.
Mgr. Matěj Grödl, BSc. managing partner: matej@groedl.cz
T: +420 724 313 057